Синхронизация и хранение шаблонов

Способы хранения шаблонов

Программа поддерживает два способа хранения файлов шаблонов:

1. Файловая система (рекомендуется)

Что это: Выбранная вами папка на компьютере, где хранятся файлы.

Как работает:

• Вы выбираете папку (например: D:\Мои документы\Шаблоны EduDocs)
• Файлы сохраняются в эту папку
• Можно открывать и редактировать напрямую

Плюсы:

• Полный контроль над файлами
• Можно редактировать в Word напрямую
• Простое резервное копирование (скопировать папку)
• Доступ через проводник Windows
• Можно версионировать (Git, облако)

Минусы:

• Требуется выбрать папку
• Нужно следить за синхронизацией
• Можно случайно удалить или переместить файлы

Когда использовать:

• Вы часто редактируете шаблоны
• Хотите делать резервные копии
• Хотите использовать облачное хранилище (Яндекс Диск)

2. IndexedDB (автоматическое хранилище)

Что это: Встроенная база данных приложения.

Как работает:

• Файлы хранятся в специальном хранилище приложения
• Доступ только через интерфейс программы
• Автоматическое управление без вашего участия

Плюсы:

• Работает сразу «из коробки»
• Не требует выбора папки
• Быстрый доступ

Минусы:

• Нельзя редактировать файлы напрямую в Word
• Сложнее делать резервные копии
• При переустановке могут потеряться (если не экспортировали)

Когда использовать:

• Вы только начинаете работать с программой
• Не хотите заниматься настройкой
• Редко вносите изменения в шаблоны

Выбор папки для хранения

Первичная настройка

1. Откройте вкладку «Шаблоны»
2. Нажмите кнопку «Выбрать папку»
3. В диалоговом окне выберите папку на вашем компьютере
4. Нажмите «Выбрать папку» / «Select Folder»
5. Программа запомнит ваш выбор

Рекомендуемое расположение:

• D:\Документы\Шаблоны EduDocs
• C:\Users\ИмяПользователя\Documents\EduDocs Templates
• Не рекомендуется: рабочий стол, системные папки, папка загрузок

Изменение папки

Вы можете в любой момент выбрать другую папку:

1. Нажмите «Выбрать папку» снова
2. Укажите новую папку
3. Важно: Файлы НЕ переносятся автоматически!

Что произойдёт:

• Программа начнёт использовать новую папку для новых шаблонов
• Старые файлы останутся в старой папке
• Записи в базе данных остаются

Что делать после смены папки:

1. Скопируйте файлы из старой папки в новую вручную
2. Нажмите «Сверка» для синхронизации
3. Или удалите старые записи и заново импортируйте шаблоны

Формат имён файлов

При сохранении в файловую систему программа создаёт файлы с префиксом категории:

Формат:

[Категория] Название шаблона.docx

Примеры:

[Документ об образовании] Диплом о профессиональной переподготовке.docx
[Документ об образовании] Удостоверение ПК базовое.docx
[Договоры] Договор на обучение физлицо.docx
[Приказы] Приказ о зачислении.docx

Зачем нужен префикс:

• Файлы легко различать в проводнике
• Автоматическое определение категории при импорте
• Удобная сортировка по категориям

Можно ли переименовать:

• Да, но после переименования нужна сверка
• Префикс [Категория] должен остаться
• Изменяйте только часть после префикса

Синхронизация (сверка)

Что это: Процесс сравнения записей в базе данных программы с файлами на диске.

Когда нужна сверка:

• Вы отредактировали файлы напрямую в Word
• Добавили новые файлы в папку вручную
• Удалили файлы из папки
• Переименовали файлы
• Подозреваете несоответствие (счётчик «X шаблонов • Y файлов» показывает разные цифры)

Как выполнить сверку

1. Откройте вкладку «Шаблоны»
2. Нажмите кнопку «Сверка» (в верхней части)
3. Программа проверит:
   • Есть ли новые файлы в папке (которых нет в БД)
   • Есть ли «осиротевшие» записи (есть в БД, но файла нет)
4. Если найдены различия — откроется окно синхронизации

Окно синхронизации

Верхняя часть: Новые файлы

Файлы, которые найдены в папке, но отсутствуют в базе данных.

Что нужно сделать:

• Для каждого файла выберите категорию из выпадающего списка
• Или введите новую категорию
• Программа автоматически определит название из имени файла

Пример:

Файл: [Дипломы] Новый диплом.docx
↓
Категория: Дипломы (авто-определена)
Название: Новый диплом (авто-определено)

Действия:

• Импортировать — добавить в базу данных
• Пропустить — оставить файл, но не добавлять

Нижняя часть: Осиротевшие записи

Записи в базе данных, для которых не найдены файлы на диске.

Причины:

• Файл был удалён вручную
• Файл был переименован
• Файл был перемещён в другую папку

Действия:

• Удалить запись — убрать из базы данных (рекомендуется)
• Оставить — запись остаётся, но шаблон не работает

По умолчанию: Все осиротевшие записи выбраны для удаления.

Завершение синхронизации

1. Проверьте выбранные действия
2. Нажмите «Синхронизировать»
3. Программа:
   • Импортирует новые файлы
   • Переименует файлы по стандарту (если нужно)
   • Удалит осиротевшие записи
   • Обновит счётчики
4. Появится уведомление об успехе
5. Окно закроется автоматически

Импорт шаблонов

Автоматический импорт (через сверку)

Способ: Скопируйте файлы Word в папку шаблонов, затем нажмите «Сверка».

Требования к файлам:

• Формат .docx или .doc
• Название должно содержать категорию [Категория] Название
• Или будет предложено указать категорию вручную

Процесс:

1. Скопируйте файлы в папку (например, с флешки или из почты)
2. В программе нажмите «Сверка»
3. Выберите категории для новых файлов
4. Нажмите «Синхронизировать»
5. Шаблоны добавлены!

Ручной импорт (через «Добавить шаблон»)

Способ: Загрузите файл через интерфейс программы.

Процесс:

1. Нажмите «Добавить шаблон»
2. Заполните название и категорию
3. Выберите файл
4. Нажмите «Сохранить»

Преимущества:

• Больше контроля
• Можно задать точное название и категорию
• Подходит для разовых добавлений

Экспорт шаблонов

Копирование всей папки (рекомендуется)

Если используете файловую систему:

1. Откройте проводник Windows
2. Найдите папку с шаблонами (путь указан в программе)
3. Скопируйте всю папку на флешку / в облако / на другой диск
4. Готово!

Что копируется:

• Все файлы шаблонов
• Записи из базы данных НЕ копируются (нужна отдельная резервная копия)

Экспорт отдельных шаблонов

Если нужно экспортировать отдельные шаблоны:

1. Найдите шаблон в списке
2. Нажмите «Скачать»
3. Файл сохранится на диск

Рекомендация: Для регулярного резервного копирования используйте файловую систему.

Резервное копирование

Автоматическое (встроенное в программу)

Программа имеет функцию автоматического резервного копирования базы данных:

• Настраивается во вкладке «Настройки»
• Копирует базу данных (записи о шаблонах, не сами файлы!)
• Интервал: каждые X часов/дней

Важно: Файлы шаблонов НЕ копируются автоматически!

Ручное (рекомендуется)

1. Раз в неделю/месяц копируйте папку с шаблонами
2. Сохраняйте копии с датой: Шаблоны_2024-01-15
3. Храните на другом диске или в облаке

Для IndexedDB: Используйте кнопку «Скачать» для каждого шаблона, затем сохраните файлы в отдельную папку.

Восстановление из резервной копии

1. Скопируйте файлы из резервной копии в папку шаблонов
2. В программе нажмите «Сверка»
3. Импортируйте найденные файлы

Альтернатива: Используйте «Добавить шаблон» для загрузки каждого файла вручную.

Частые проблемы

Проблема: Счётчик показывает «15 шаблонов • 12 файлов»

Причина: Несоответствие между базой данных и папкой.

Решение:

1. Нажмите «Сверка»
2. Удалите осиротевшие записи (3 штуки)
3. Счётчик станет «12 шаблонов • 12 файлов»

Проблема: Файлы на диске, но программа их не видит

Причина: Не выполнена синхронизация.

Решение:

1. Убедитесь, что выбрана правильная папка
2. Нажмите «Сверка»
3. Укажите категории для новых файлов
4. Нажмите «Синхронизировать»

Проблема: Шаблон в программе, но файла нет

Причина: Файл был удалён или перемещён.

Решение:

1. Восстановите файл из резервной копии (если есть)
2. Или удалите запись: «Удалить шаблон»
3. При необходимости создайте шаблон заново

Проблема: После переименования файла он дублируется

Причина: Программа считает переименованный файл новым.

Решение:

1. Нажмите «Сверка»
2. Новый файл будет в списке «Новые»
3. Старая запись — в списке «Осиротевшие»
4. Импортируйте новый, удалите старый

Проблема: Потерялись все шаблоны после переустановки

Причина (IndexedDB): При переустановке IndexedDB очищается.

Решение:

• Если есть резервная копия — восстановите
• Если нет — шаблоны потеряны

Профилактика: Используйте файловую систему или регулярно экспортируйте.

Причина (Файловая система): Программа забыла путь к папке.

Решение:

1. Нажмите «Выбрать папку»
2. Укажите ту же папку, что была раньше
3. Нажмите «Сверка»
4. Импортируйте все файлы

Советы

Рекомендуется:

• Используйте файловую систему — проще управлять
• Регулярно делайте резервные копии — раз в неделю/месяц
• Храните резервные копии отдельно — другой диск, облако
• Проверяйте счётчик — должны совпадать цифры
• После ручных изменений — сверка — всегда синхронизируйте

Избегайте:

• Редактирования файлов без сверки — программа не узнает об изменениях
• Хранения в системных папках — могут быть удалены при обновлении ОС
• Использования облака без локальной копии — риск потери при сбое
• Переименования файлов массово — можно запутаться

Следующие шаги

• Частые проблемы с шаблонами и их решения