Управление категориями шаблонов

Что такое категории?

Категории — это способ организации шаблонов для удобного поиска и использования. Каждый шаблон обязательно принадлежит к одной категории.

Пример структуры:

Документ об образовании (5 шаблонов)
   ├─ Диплом ПП 2024
   ├─ Диплом ПП старый формат
   └─ ...

Удостоверения (8 шаблонов)
   ├─ Удостоверение ПК базовое
   ├─ Удостоверение ПК расширенное
   └─ ...

Договоры (3 шаблона)
   ├─ Договор на обучение физлицо
   ├─ Договор на обучение юрлицо
   └─ ...

Открытие модуля управления категориями

1. Откройте вкладку «Шаблоны»
2. Нажмите кнопку «Управление категориями шаблонов»
3. Откроется модальное окно с списком всех категорий

Предустановленные категории

При первом запуске программа создаёт стандартные категории:

Для подсистемы ДПО:

• Документ об образовании
• Приложение к документу об образовании
• Справка об обучении

Для подсистемы ПО:

• Приложение к свидетельству
• Свидетельство о профессии рабочего, должности служащего
• Свидетельство об освоении дополнительных предпрофессиональных программ в области искусств
• Справка об обучении

Особенности предустановленных категорий:

• Нельзя переименовать
• Нельзя удалить
• Можно изменить иконку
• Можно добавлять в них шаблоны

Создание новой категории

Шаг 1: Откройте форму добавления

В модальном окне «Управление категориями»:

1. Найдите поле «Новая категория» в нижней части
2. Введите название (обязательно)
3. Выберите иконку (опционально)

Шаг 2: Введите название

Требования:

• От 1 до 50 символов
• Может содержать любые символы (русские, английские, цифры, пробелы)
• Уникальное (не совпадает с существующими)

Примеры хороших названий:

• «Справки»
• «Приложения к дипломам»
• «Служебные документы»
• «Архив 2023»

Примеры плохих названий:

• «» (пустое)
• «Дипломы» (уже существует)
• «...» (неинформативно)

Шаг 3: Выберите иконку (опционально)

1. Нажмите кнопку выбора иконки (по умолчанию — FileText)
2. Откроется список доступных иконок
3. Кликните на понравившуюся иконку
4. Она автоматически применится

Доступные иконки:

• FileText
• File
• Folder
• FileEdit
• FileSpreadsheet
• GraduationCap
• ScrollText
• FileCheck
• Award
• Files
• Book
• Library
• Pin
• Star
• MapPin
• CheckCircle

Шаг 4: Сохраните

1. Нажмите кнопку «Добавить»
2. Категория появится в списке
3. Теперь её можно использовать при создании шаблонов

Переименование категории

Важно: Можно переименовывать только свои категории (не предустановленные).

Процесс:

1. Найдите категорию в списке
2. Нажмите кнопку «Переименовать»
3. Поле названия станет редактируемым
4. Введите новое название
5. Нажмите «Сохранить» (или Enter)
6. Для отмены нажмите «Отменить» (или Escape)

Что происходит при переименовании:

Обновляется:

• Название категории
• Все шаблоны в этой категории автоматически получают новое название категории
• Файлы на диске переименовываются (если хранение в файловой системе)

НЕ изменяется:

• ID категории
• Иконка (меняется отдельно)
• Количество шаблонов
• Содержимое шаблонов

Примеры:

До:

Старые договоры (3 шаблона)

После переименования в «Договоры архив»:

Договоры архив (3 шаблона)

Все 3 шаблона в этой категории автоматически получат новое название категории.

Изменение иконки

Для любых категорий (включая предустановленные):

1. Найдите категорию в списке
2. Нажмите на текущую иконку (слева от названия)
3. Откроется список иконок
4. Выберите новую иконку
5. Она сразу применится

Когда это полезно:

• Визуальное разделение категорий
• Быстрое распознавание в списке
• Персонализация интерфейса

Удаление категории

Важно:

• Нельзя удалить предустановленные категории
• Нельзя удалить категории, содержащие шаблоны
• Можно удалить только пустые пользовательские категории

Процесс:

1. Убедитесь, что категория пустая (0 шаблонов)
2. Найдите категорию в списке
3. Нажмите кнопку «Удалить»
4. Подтвердите удаление в диалоговом окне
5. Категория будет удалена

Что делать, если категория содержит шаблоны:

Способ 1: Переместить шаблоны

1. Перезапишите каждый шаблон, указав другую категорию
2. После того как категория станет пустой, удалите её

Способ 2: Удалить шаблоны

1. Используйте модуль «Удалить шаблон»
2. Удалите все шаблоны из категории
3. Затем удалите саму категорию

Счётчик шаблонов

Рядом с каждой категорией отображается количество шаблонов:

Дипломы (5)
Удостоверения (12)
Свидетельства (3)
Договоры (7)

Что показывает счётчик:

• Общее количество шаблонов в этой категории
• Обновляется автоматически при добавлении/удалении шаблонов
• Помогает понять, какие категории наиболее используются

Использование категорий при создании шаблонов

При добавлении нового шаблона:

1. Откройте «Добавить шаблон»
2. В поле «Категория» начните вводить название
3. Появится выпадающий список существующих категорий
4. Выберите из списка или введите новое название

Автоматическое создание: Если вы ввели название категории, которой не существует — она будет создана автоматически при сохранении шаблона.

Поиск шаблонов по категории

Во вкладке «Шаблоны» список организован по категориям:

Дипломы
   ├─ Диплом ПП 2024
   └─ Диплом ПП старый

Удостоверения
   ├─ Удостоверение ПК
   └─ Удостоверение ПК расширенное

Поиск:

• Используйте поле поиска для фильтрации
• Можно искать как по названию шаблона, так и по категории
• Результаты группируются по категориям

Советы по организации категорий

Рекомендуется:

• Логичная группировка — объединяйте схожие шаблоны. Например: все договоры в «Договоры», а не разбрасывать по разным категориям
• Понятные названия — «Дипломы ДПО» вместо «Дип», «Архив 2023» вместо «Старое»
• Используйте иконки — помогают быстро находить нужную категорию и визуально разделяют типы документов
• Не создавайте слишком много — 5-10 категорий обычно достаточно. Слишком много категорий = сложнее найти
• Регулярная очистка — удаляйте неиспользуемые пустые категории, объединяйте малочисленные

Избегайте:

• Дублирования — «Дипломы» и «Дипломы ДПО» — путаница. Лучше одна категория «Дипломы»
• Категории на 1 шаблон — если в категории 1 шаблон — возможно, она лишняя. Объедините с похожей категорией
• Неясных сокращений — «Док» вместо «Документы», «УПК» вместо «Удостоверения ПК»
• Слишком общих названий — «Разное» — куда всё складывать, «Документы» — какие именно?

Примеры организации

Вариант 1: По типу документа (рекомендуется)

Дипломы (ПП)
Удостоверения (ПК)
Свидетельства
Договоры с физлицами
Договоры с юрлицами
Приказы
Справки

Вариант 2: По периоду

Активные (текущий год)
Архив 2023
Архив 2022
Служебные

Вариант 3: По программам

Программа "Педагогика"
Программа "Психология"
Программа "Управление"
Общие документы

Частые вопросы

В: Можно ли переместить шаблон из одной категории в другую?
О: Да, используйте «Перезаписать шаблон», укажите новую категорию. Или удалите и создайте заново.

В: Что если я удалю категорию с шаблонами?
О: Программа не позволит это сделать. Сначала нужно переместить или удалить все шаблоны.

В: Можно ли одному шаблону принадлежать к нескольким категориям?
О: Нет, каждый шаблон принадлежит только к одной категории.

В: Как вернуть предустановленные категории после удаления?
О: Предустановленные категории нельзя удалить.

В: Сколько категорий можно создать?
О: Технически — неограниченно. Практически — рекомендуется до 20.

Следующие шаги

• Синхронизация и хранение
• Частые проблемы