Экспорт и очистка журнала

Экспорт в Excel

Журнал действий можно экспортировать в файл Excel (XLSX) для анализа, отчётности или архивирования.

Кнопка экспорта

В нижней части вкладки «Журнал» находится кнопка:

Пошаговая инструкция экспорта

Шаг 1: Настройте фильтры (опционально)

Перед экспортом можно отфильтровать записи (по типу действия, сущности, дате). Важно: Экспортируются только записи, соответствующие текущим фильтрам.

Шаг 2: Нажмите «Экспортировать в Excel»

Нажмите кнопку в нижней части вкладки «Журнал». Откроется системный диалог сохранения файла.

Шаг 3: Выберите папку для сохранения

Укажите расположение на диске, куда будет сохранён файл экспорта.

Шаг 4: Дождитесь завершения

После выбора папки программа сформирует Excel-файл и сохранит его в указанное место.

Формат экспортированного файла

Имя файла

action_log_YYYYMMDD_HHMMSS.xlsx

Структура файла

Колонка	Описание	Пример
Дата и время	Дата и время выполнения действия	26.01.2026 15:46
Действие	Тип выполненного действия	Создание
Сущность	Объект, над которым выполнено действие	Документ
Описание	Детальное описание действия	Создан документ №1234

Пример содержимого

Дата и время	Действие	Сущность	Описание
26.01.2026 15:46	Создание	Документ	Создан документ №1234
26.01.2026 14:30	Редактирование	Шаблон	Изменён шаблон «Диплом ПП»
25.01.2026 10:15	Удаление	Документ	Удалён документ №987

Что экспортируется?

С учётом фильтров

Если на момент экспорта установлены фильтры, в файл попадут только отфильтрованные записи.

• Записи, соответствующие выбранному типу действия
• Записи, соответствующие выбранной сущности
• Записи, попадающие в указанный диапазон дат

Без фильтров

Если фильтры не установлены, экспортируются все записи журнала.

• Все действия за весь период
• Все типы сущностей
• Полный объём журнала

Использование экспорта

Для отчётности

1. Экспортируйте журнал за нужный период
2. Откройте файл в Excel или аналогичной программе
3. Сформируйте отчёт на основе данных

Для анализа

1. Экспортируйте полный журнал без фильтров
2. Используйте фильтры и сводные таблицы Excel
3. Проанализируйте частоту действий, активность по периодам

Для архивирования

1. Перед очисткой журнала экспортируйте все записи
2. Сохраните файл в надёжное место (облако, внешний диск)
3. Убедитесь, что файл корректно открывается

Очистка журнала

Функция полной очистки удаляет все записи из журнала.

Кнопка очистки

Рядом с кнопкой экспорта расположена кнопка очистки журнала:

Пошаговая инструкция очистки

Шаг 1: Нажмите «Очистить журнал»

Нажмите кнопку очистки в нижней части вкладки «Журнал».

Шаг 2: Подтвердите действие

Появится диалоговое окно подтверждения:

• Отмена — закрыть диалог без удаления записей
• Очистить — удалить все записи из журнала

Шаг 3: Результат

• Все записи журнала будут удалены
• Таблица журнала станет пустой
• Счётчик записей обнулится

Предупреждения

Перед очисткой

Очистка журнала необратима! Рекомендации перед очисткой:

1. Экспортируйте журнал в Excel для сохранения копии
2. Убедитесь, что данные журнала больше не нужны
3. Проверьте, что экспортированный файл корректно открывается

Что удаляется

• Все записи о действиях пользователя
• Вся история создания, редактирования и удаления
• Записи за весь период

Что НЕ удаляется

• Сами документы и данные в базе
• Шаблоны и настройки программы
• Архив удалённых записей

Автоматическая очистка

Программа автоматически удаляет старые записи журнала для поддержания производительности.

Параметры автоочистки

Параметр	Значение
Срок хранения	14 дней
Частота проверки	При каждом запуске программы
Что удаляется	Записи старше 14 дней

Как это работает

1. При запуске программы проверяется возраст записей
2. Записи старше 14 дней автоматически удаляются
3. Оставшиеся записи сохраняются без изменений
4. Процесс происходит в фоновом режиме

Зачем нужна автоочистка

• Предотвращение чрезмерного роста базы данных
• Поддержание высокой скорости работы журнала
• Автоматическое управление объёмом данных
• Снижение нагрузки на систему

Ограничения хранения

Максимальное количество записей

Параметр	Значение
Лимит	3 000 записей
При превышении	Старые записи автоматически удаляются

Почему есть ограничение

• Обеспечение стабильной работы программы
• Быстрая загрузка и фильтрация журнала
• Оптимальное использование дискового пространства
• Предотвращение замедления при большом объёме данных

Рекомендации

Регулярный экспорт

1. Экспортируйте журнал не реже одного раза в неделю
2. Храните экспортированные файлы в отдельной папке
3. Используйте облачное хранилище для резервных копий

Перед очисткой

1. Всегда экспортируйте журнал перед ручной очисткой
2. Проверьте экспортированный файл на корректность
3. Убедитесь, что архив доступен и читаем

При нехватке места

1. Экспортируйте текущий журнал
2. Выполните ручную очистку
3. Проверьте, что автоочистка работает корректно

Ошибки при экспорте

«Не удалось сохранить файл»

Возможные причины:

• Недостаточно прав для записи в выбранную папку
• Диск заполнен или недоступен
• Файл с таким именем уже открыт в другой программе

Решения:

• Выберите другую папку для сохранения
• Освободите место на диске
• Закройте файл в других программах и повторите экспорт

«Нет данных для экспорта»

Возможные причины:

• Журнал пуст — нет записей для экспорта
• Установлены слишком строгие фильтры, не соответствующие ни одной записи

Решения:

• Сбросьте фильтры и повторите экспорт
• Убедитесь, что в журнале есть записи
• Проверьте диапазон дат в фильтрах

Следующие шаги

• Частые проблемы