Учёт бланков

Назначение

Учёт бланков позволяет контролировать наличие и использование бланков документов об образовании:

• Отслеживание доступных бланков
• Автоматическая пометка использованных
• Формирование отчётов по использованию
• Планирование закупок

Управление бланками

Как открыть

1. Откройте вкладку «Базы данных»
2. Найдите карточку «Учёт бланков»
3. Нажмите кнопку «Бланки»

Диалоги управления бланками

Статусы бланков

Статус	Описание	Иконка
Доступен	Бланк готов к использованию	Зелёный
Использован	Бланк привязан к документу	Синий
Испорчен	Бланк повреждён или утрачен	Красный
Зарезервирован	Бланк зарезервирован для документа	Жёлтый

Переходы статусов

Доступен ──[Создание документа]──► Использован
    │
    └──[Пометка как испорчен]──► Испорчен ──[Восстановление]──► Доступен

Добавление бланков

Как добавить

1. Откройте диалог управления бланками
2. Нажмите «Добавить бланки»
3. Заполните форму
4. Нажмите «Добавить»

Форма добавления

Способы добавления

Диапазон номеров

Добавление последовательных номеров:

Поле	Пример	Результат
С номера	0000100	Первый номер диапазона
По номер	0000199	Последний номер диапазона

Результат: Добавлены бланки 0000100, 0000101, ..., 0000199 (100 штук)

Список номеров

Добавление конкретных номеров:

Операции с бланками

Просмотр документа

Для использованных бланков доступен просмотр связанного документа:

1. Найдите бланк со статусом «Использован»
2. Нажмите кнопку просмотра
3. Откроется карточка документа

Пометка как испорчен

Если бланк повреждён или утрачен:

1. Найдите бланк со статусом «Доступен»
2. В контекстном меню выберите «Испорчен»
3. Укажите причину
4. Подтвердите действие

Восстановление испорченного бланка

Если бланк ошибочно помечен как испорчен:

1. Найдите бланк со статусом «Испорчен»
2. Нажмите кнопку «Восстановить»
3. Подтвердите действие

Удаление бланка

Удаление возможно только для бланков со статусом «Доступен»:

1. Найдите бланк
2. Нажмите кнопку «Удалить»
3. Подтвердите удаление

Важно: Использованные и испорченные бланки удалить нельзя.

Отчёт по бланкам

Как сформировать

1. Откройте вкладку «Базы данных»
2. Найдите карточку «Учёт бланков»
3. Нажмите кнопку «Экспорт в Excel»

Структура отчёта

Сводка по сериям

Серия	Всего	Доступно	Использовано	Испорчено
ПП	1 000	150	840	10
ПК	500	200	295	5
Итого	1 500	350	1 135	15

Список использованных бланков

Серия	Номер	Рег. номер	ФИО	Дата выдачи
ПП	0000001	2026-001	Иванов И.И.	20.01.2026
ПП	0000002	2026-002	Петров П.П.	21.01.2026

Список испорченных бланков

Серия	Номер	Дата	Причина
ПП	0000105	15.01.2026	Типографский брак
ПК	0000050	10.01.2026	Ошибка при печати

Формат отчёта

Отчёт сохраняется в формате Excel:

blanks_report_{подсистема}_{YYYYMMDD}.xlsx

Пример: blanks_report_dpo_20260120.xlsx

Автоматическое использование бланков

При создании документа:

1. Пользователь выбирает серию
2. Программа показывает список доступных бланков
3. Пользователь выбирает номер бланка
4. После сохранения документа бланк автоматически помечается как «Использован»

┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Серия*: [ПП ▼]                                             │
│ Номер*: [0000003 ▼]                                        │
│         ├─ 0000003 (Доступен)                              │
│         ├─ 0000004 (Доступен)                              │
│         └─ 0000005 (Доступен)                              │
│                                                            │
│ [#] Выбрать следующий доступный номер                      │
└────────────────────────────────────────────────────────────┘

Кнопка [#]: Автоматически выбирает первый доступный номер бланка.

Контроль остатков

Индикатор в карточке

┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Учёт бланков                                               │
│                                                            │
│ Остаток бланков:                                           │
│ ПП: 150 (осталось 15%)                                     │
│ ПК: 200 (осталось 40%)                                     │
│                                                            │
│ [Бланки] [Отчёт]                                           │
└────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рекомендации

По учёту

1. Вносите бланки сразу — при получении новой партии
2. Проверяйте номера — сверяйте с накладной
3. Фиксируйте испорченные — для отчётности
4. Формируйте отчёты — ежемесячно для контроля

По планированию

1. Следите за остатками — заказывайте заблаговременно
2. Учитывайте сезонность — в период выпуска расход выше
3. Храните историю — отчёты за предыдущие периоды

Возможные проблемы

Бланк не добавляется

Причина: Такой номер уже существует.

Решение: Проверьте, не был ли бланк добавлен ранее.

Нет доступных бланков

Причина: Все бланки серии использованы или испорчены.

Решение: Добавьте новые бланки или проверьте наличие испорченных для восстановления.

Бланк не удаляется

Причина: Бланк использован в документе.

Решение: Использованные бланки удалить нельзя. Сначала удалите связанный документ.

Следующие шаги

• Серии документов
• Частые проблемы